빌딩 관리비 부과 시스템 개발 프로젝트 개요

엑셀 기반 관리비 부과 업무를 ERP 검침·부과 시스템으로 전환하는 과정

현재 빌딩 관리 현장에서는 전기·수도·온수(열요금) 검침과 관리비 부과 대부분을 엑셀 파일로 처리하고 있다. 이번 프로젝트는 관리사무소에서 제공하는 여러 엑셀 자료를 기반으로, 검침부터 관리비 부과, 고지서 발행까지를 하나의 ERP 시스템으로 통합하는 것을 목표로 한다. 이를 위해 먼저 기존 업무 흐름을 이해하고, 실제 사용하는 부과내역서, 세금계산서, 검침업로드 양식을 분석하면서 시스템 교육을 받고 있다.

결과물은 단순 프로그램이 아니라, “현장에서 실제로 쓰는 관리비 부과 절차”를 그대로 옮겨 온 업무 시스템이다. 따라서 파일 형식, 필드 구성, 부과 기준일, 검침 기간, 분리부과 방식 등 세부 규칙을 정확히 정리해 두는 것이 중요하다.

파일 제공 자료 구조 정리

부과내역서·세금계산서·검침 업로드 파일을 기반으로 한 데이터 흐름

부과내역서.xlsx 작업 파일

핵심 파일은 부과내역서.xlsx이다. 이 파일에는 관리비 부과에 필요한 대부분의 항목이 정리되어 있으며, 시스템에서는 이 구조를 기준으로 데이터를 나누어 가져오게 된다.

먼저 “부과내역서” 시트에서는 부과표지와 부과총괄표를 통해 초기 부과 년월을 확인·수정하고, 각 세대별 전체 부과 내역을 검토한다. 여기서 전체 내역이 제대로 기입되어 있는지, 요금 내역에 오류는 없는지를 1차로 점검한다.

중요 항목(전기·수도·열요금) 처리

전기료, 수도료, 열요금은 관리비에서 비중이 크고 검침 데이터와 직접 연결되는 항목이다. 각각 요금내역 + 월별 내역 + 고지서를 기준으로 검증하며, 전기·수도·열요금 검침 자료는 전기수도검침업로드.xlsx 파일에서 복사해 온다.

전기료는 전기 검침 결과와 월별 사용량, 고지서 금액을 맞춰보며, 수도료는 수도 검침 자료와 월별 내역을 대조한다. 열요금(온수)은 유량계 검침 합산, 유량계 검침 입력, 급탕 검침 등을 포함하여 조금 더 복합적으로 계산된다.

추가 항목 및 세금계산서 연계

청소, 수선, 사무, 대수선, 법정, 보험, 전산, TV 수신료, 소독, 소방, 저수조, 승강기, 별도요금, 공과금 등은 “추가항목”으로 관리한다. 이 부분은 세금계산서, 영수증, 가입 증서 등을 첨부하여 근거 자료를 확보한 뒤, ERP 상에서는 해당 계정과 항목으로 나누어 반영할 예정이다. TV 수신료는 세대별 부과가 필요하므로, 세대 단위 데이터 구조를 별도로 고려해야 한다.

파일 준비 및 업로드 포맷

ERP에 업로드하기 전에 엑셀 파일에서 수식을 제거하여 값만 남기는 작업이 필요하다. 그 다음 전기·수도·별도요금·유량계·급탕 등 각 업로드용 파일을 A,B,C,D,E(및 N, F,G 등) 정해진 필드 구조로 정리한다.

전기업로드   : A,B,C,D,E,N 필드
수도업로드   : A,B,C,D,E 필드
별도요금업로드: A,B,C,D,E,F,G 필드
유량계업로드 : A,B,C,D,E 필드
급탕업로드   : A,B,C,D,E 필드

이 단계에서 필드 순서나 코드값이 맞지 않으면 업로드 오류가 발생하므로, 개발 단계에서부터 필드 매핑 규칙을 명확히 정의해 둘 계획이다. 최종 부과 처리를 마친 후에는 EXP 엑셀 다운로드 파일로 백업을 남기는데, 용량이 크면 업로드가 불가하다는 제약도 함께 고려해야 한다.

ERP 검침 및 요금 계산 프로세스

검침 메뉴와 요금 단가를 연계한 관리비 계산 흐름

1단계: 부과 기초작업

ERP에서는 먼저 “부과 > 부과처리” 메뉴에서 부과 기초작업을 수행한다. 행 추가를 통해 시작일과 종료일을 지정하고, 해당 월 관리비 부과의 기준 기간을 설정한다. 이 기준이 뒤틀리면 이후 검침일수, 관리일수 계산이 모두 틀어지기 때문에 가장 먼저 정확히 세팅해야 할 부분이다.

2단계: 별도금액 등록

도시가스 정기검사, TV 수신료, 건물 보험료 등은 일반 관리비와 별도로 처리된다. ERP에서는 마찬가지로 “부과 > 부과처리”에서 별도금액을 등록하고, 필요 시 세대별 또는 면적 기준으로 분리부과 규칙을 적용한다. 건물 보험료는 관리사무소 요청에 따라 세대·건물을 함께 가입할 때 요금이 더 저렴한 경우도 있어, 이 부분은 운영 정책과 함께 정리해 둘 예정이다.

3단계: 검침 입력 및 데이터 업로드

전기검침, 수도검침, 온수검침(열요금)은 각각 전용 메뉴에서 처리한다.

전기검침은 “검침 > 전기검침”에서 월분수신 후, 데이터업로드 기능을 이용해 C전월, D당월, E사용량, F당월소개, N전력기금 등의 필드를 업로드한다. 이후 “요금계산” 메뉴에서 엑셀 전기료 단가 항목을 기반으로 단가를 입력해 자동 계산을 수행한다.

수도검침과 온수검침도 동일한 구조로, C전월·D당월·E사용량을 업로드하고 각각의 단가표(수도료 단가, 열요금 단가)를 연결해 요금을 계산한다. 이 과정에서 단가표를 별도 테이블로 관리할지, 월별 엑셀 업로드로 관리할지에 대한 설계도 함께 검토 중이다.

분리부과, 검증, 최종 마감 절차

기간이 서로 다른 전기·수도·난방 일수를 맞추고, 최종 관리비를 확정하는 단계

분리부과 처리와 기간 설정

“부과 > 부과처리” 메뉴에서 분리부과처리를 진행하면서, 엑셀 부과 표지를 참고해 관리일수, 전기일수, 수도일수, 난방일수를 각각 입력한다. 예를 들어 관리일수 10.15~11.14, 전기일수 10.15~11.14, 수도일수 09.23~10.22, 난방일수 10.01~10.31처럼 항목별 기간이 모두 다를 수 있다. 시스템 개발 시에는 이 다른 기준일들을 어떻게 저장하고 계산에 반영할지 데이터 구조를 설계해야 한다.

관리비 조회 및 이상 징후 확인

부과가 끝나면 “관리비조회” 화면에서 세대별, 호수별 관리비를 과거 달과 비교한다. 특정 세대의 요금이 비정상적으로 증가한 경우에는 원인을 분석하고, 필요 시 관리소장에게 안내한다. 이 기능은 단순 조회를 넘어, “이상 탐지”에 가까운 역할을 하므로 향후에는 간단한 통계나 알림 기능까지 확장할 여지가 있다.

관리비 부과처리 및 엑셀 연동

관리비 부과가 확정되면 “관리비부과처리”에서 최종 내보내기(엑셀)를 수행하고, 해당 데이터를 부과처리 탭에 복사한다. 이 엑셀 파일은 곧 고지서 출력, 회계 반영, 외부 보고 등에 활용되므로, 시스템과 엑셀 간의 호환성을 최대한 유지하는 것이 중요하다.

최종 확인 및 마감

마지막으로 관리소장에게 마감 검토를 요청해, 세대별·항목별 부과 금액에 문제 없는지 확인한다. 이 단계까지 완료되면 해당 월 관리비 부과는 확정되며, 이후에는 고지서 발행과 수납 관리로 업무가 이어진다.

프로젝트 진행 현황과 앞으로의 계획

현장 업무 교육을 기반으로 한 실무형 시스템 개발

현재는 관리사무소에서 제공하는 각종 엑셀 파일 구조를 이해하고, ERP의 부과·검침 메뉴 사용법을 교육받는 단계에 있다. 단순히 프로그램을 새로 만드는 수준이 아니라, “실제 관리소에서 어떻게 일하는지”를 먼저 배우고, 그 흐름을 시스템으로 옮겨오는 과정이라고 볼 수 있다.

다음 단계에서는 전기업로드, 수도업로드, 별도요금업로드, 유량계업로드, 급탕업로드 등 각 파일 포맷을 DB 테이블 구조로 정의하고, 업로드 검증 로직과 로그를 설계할 예정이다. 또한 분리부과 기간, 세대별 특수 요금, TV 수신료와 같이 예외가 많은 항목에 대해서는 별도 설정 화면을 두어 관리자가 직접 조정할 수 있도록 할 계획이다.

이 글은 앞으로 개발이 진행되면서, 실제 적용 사례와 화면 설계, 오류 사례 및 해결 방법 등을 추가로 정리하는 “프로젝트 기록”의 출발점이다. 엑셀에 의존하던 관리비 부과 업무를, 보다 안정적이고 재사용 가능한 시스템으로 옮기기 위한 과정 전체를 차근차근 남겨볼 예정이다.

프로젝트 히스토리

해당 프로젝트는 실제 실무를 알아야 개발이 가능하므로 빌딩 관리 소장 양성과정 3H x 4회 수료와 집합건물관리사 자격증도 함께 취득하였습니다. 실무에서 행정 업무에 대한 교육을 위해 판교에서 관리 소장과의 미팅이 있었고 이후 고지서 및 회계 처리를 위한 교육도 함께 진행하였습니다. 실무로 빌딩 관리를 통해 3개월 정도 실습하고 나서 기획 및 개발을 진행할 계획에 있습니다.

2025. 09. 30 오프라인 미팅 (판교)

2025. 10. 24 : R 현장 온라인 교육

2025. 10. 30 : J 현장 온라인 교육

2025. 11. 21 : 부과 내역서 사용법 교육 

2025. 11. 24 : 부과 내역서 + ERP 사용법 교육